Die europäischen Datenschutzbehörden haben eine koordinierte Prüfaktion mit Fokus auf das Auskunftsrecht gem. Art. 15 DSGVO gestartet. Dabei handelt es sich um eines der in der Praxis bedeutsamsten Datenschutzrechte, gerade auch von Beschäftigten. In Deutschland beteiligen sich neben dem Bundesbeauftragten für Datenschutz die Länder Bayern (BayLDA), Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz, Saarland und Schleswig-Holstein.
Ziel der Prüfaktion zum Auskunftsrecht
Nach Art. 15 DSGVO hat jede betroffene Person das Recht, Auskunft zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten durch ein Unternehmen verarbeitet werden. Fragen rund um die korrekte Erfüllung des Auskunftsanspruchs beschäftigen häufig Arbeitgeber und Gerichte. Dabei ergeben sich die Herausforderungen nicht nur aus komplexen juristischen Fragestellungen, sondern ganz praktisch aus dem korrekten Umgang mit Auskunftsanfragen, z.B. von (ehemaligen) Beschäftigten.
Ziel der koordinierten Prüfaktion ist es nun, zu beurteilen, wie Unternehmen das Auskunftsrecht in der Praxis umsetzen und inwiefern zu konkreten Aspekten bspw. eine weitere Sensibilisierung von Unternehmen oder Betroffenen durch die Datenschutzbehörden sinnvoll sein könnte. Kerninstrument der Prüfaktion ist ein strukturierter Fragebogen zur Umsetzung des Rechts auf Auskunft, der von den Datenschutzbehörden sukzessive an Unternehmen verschickt wird.
Recht auf Auskunft hat große praktische Relevanz
Insbesondere in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen hat der Auskunftsanspruch große Relevanz erhalten. So wird er bspw. im Kündigungsschutzprozess genutzt, um an Informationen beim (ehemaligen) Arbeitgeber zu gelangen, dort möglichst viel Aufwand zu verursachen oder um Fehler (z.B. ein Fristversäumnis) zu provozieren, die später gewinnbringend in einem Vergleich herangezogen werden können.
Für den Auskunftsanspruch gelten klare Fristen: Grundsätzlich ist die Auskunft unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zu beantworten (in Ausnahmefällen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden). Die inhaltlich korrekte Erfüllung des Anspruchs, insbesondere des Anspruchs auf Kopie, ist allerdings komplex, wie auch eine Vielzahl von Urteilen zeigt.
Datenschutz-Compliance überprüfen
Bei dem Recht auf Auskunft handelt es sich um eines jener Betroffenenrechte, die am häufigsten Gegenstand einer formellen Beschwerde bei Datenschutzaufsichtsbehörden sind. Bei Verstößen gegen die Vorschriften der DSGVO drohen Schadensersatzansprüche und Geldbußen. Zuletzt hatte die Rechtsprechung die Verhängung von DSGVO-Geldbußen erleichtert.
Ein guter Anlass für Unternehmen also, um die bestehenden Prozesse und Abläufe zu überprüfen. Ein zentraler Aspekt einer starken und effektiven Datenschutz-Organisation im Unternehmen ist die Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen, die ihr Auskunftsrecht oder andere Datenschutzrechte wahrnehmen wollen. Gibt es Richtlinien und Arbeitsanweisungen, die den Umgang mit DSGVO-Betroffenenanfragen erklären und regeln? Wissen alle relevanten Personen, wie bei Eingang einer Anfrage zu DSGVO-Betroffenenrechten zu verfahren ist?
