Beschlossene Änderung des Nachweisgesetzes

Der Bundestag hat gestern das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Juni 2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union (ABl. L 186 vom 11.7.2019, S. 105) („Richtlinie“) beschlossen. Dies sieht unter anderem eine Änderung des Nachweisgesetzes (NachwG) vor, nach dem Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden über die wesentlichen Arbeitsbedingungen in schriftlicher Form zu unterrichten haben. Für Unternehmen werden weitere Hinweise an die Mitarbeitenden notwendig, einer flächendeckenden Änderung von Arbeitsverträgen bedarf es allerdings nicht. Dramatischer ist da die eindeutige Absage an digitale Arbeitsverträge. Ein Überblick:

ÄNDERUNGEN DES NACHWEISGESETZES 

Bereits nach derzeitiger Rechtslage sieht das Nachweisgesetz vor, dass der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden die wesentlichen (näher beschriebenen) Vertragsbedingungen schriftlich und im Original unterzeichnet überreicht. Die „elektronische Form“, mit der die Schriftform durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann, ist ausdrücklich ausgeschlossen. In der Regel wurden die Anforderungen des Nachweisgesetzes durch Übergabe des unterzeichneten Arbeitsvertrags erfüllt. Zur Umsetzung der Richtlinie (und leider auch darüber hinaus) soll das Nachweisgesetz nun erweitert werden und die Dokumentationspflicht insbesondere auch die folgenden Bestandteile umfassen:

• Die Dauer der vereinbarten Probezeit;
• Die vereinbarten Ruhepausen und -zeiten; bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen;
• Falls der Mitarbeitende nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der er an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann;
• Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung;
• Bei Arbeit auf Abruf die Vereinbarung, dass Mitarbeitende ihre Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen haben, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, ferner der Zeitrahmen (Referenztage und -stunden), der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat;
• Bestimmte Angaben über unter anderem das Land und die Entlohnung bei Beschäftigung eines Mitarbeitenden im Ausland für mehr als vier aufeinanderfolgende Wochen;
• Die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen;
• Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen;
• Der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeitenden eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt;
• Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Mitarbeitenden einzuhaltende Verfahren (mindestens das Schriftformerfordernis, die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses und die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage).

Bislang hatte der Arbeitgeber bis zu einem Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses Zeit, dem Mitarbeitenden die wesentlichen Vertragsbedingungen auszuhändigen.

Der Gesetzgeber hat nun eine Staffelung von Fristen vorgesehen, innerhalb derer der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden spätestens die Niederschrift über bestimmte Vertragsbedingungen aushändigen muss. Einige wesentliche Vertragsbedingungen (Name und Anschrift der Vertragsparteien, Höhe des Arbeitsentgelts und vereinbarte Arbeitszeit) muss er zukünftig bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung aushändigen. Das gilt auch für Änderungen dieser wesentlichen Arbeitsbedingungen. Weitere Vertragsbedingungen müssen entweder spätestens am siebten Kalendertag oder einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses ausgehändigt werden.

Ebenfalls neu ist eine behördliche Sanktionsmöglichkeit bei Verstößen gegen die Handlungspflichten des NachwG, die mit Bußgeldern von bis zu EUR 2.000 geahndet werden können.

ANPASSUNGSBEDARF FÜR UNTERNEHMEN

Zunächst dürften die meisten Elemente der neuen Anforderungen bereits standardmäßig in den meisten Arbeitsvertragsmustern enthalten sein. Allein der Hinweis auf die formellen Aspekte einer Kündigung dürfte kaum ein Unternehmen vorsehen. Hier wäre in der Zukunft zusammen mit dem Arbeitsvertrag ein entsprechendes Hinweisblatt zu übergeben. Erfolgt dies nicht, hat dies im Übrigen keine Auswirkungen auf die Wirksamkeit einer Kündigung.

Im Übrigen gibt es aber eine Übergangsregelung, die vorsieht, dass für sämtliche am 1. August 2022 bereits bestehenden Arbeitsverhältnisse die Dokumentationspflicht erst nach entsprechender Aufforderung durch die Mitarbeitenden greift. Bestehende Arbeitsverträge müssen daher nicht unmittelbar geändert werden.

DAS AUS FÜR DIGITALE ARBEITSVERTRÄGE 

Bislang hatten Verstöße gegen das NachwG neben in besonderen Konstellationen denkbaren Beweisnachteilen praktisch keine negativen Konsequenzen für Unternehmen. Deswegen konnten diese ihre Arbeitsverträge auch digital (qualifiziert elektronischer Signatur oder ohne) abschließen und dann digital ablegen.

Ein solches Verhalten ist ab sofort bußgeldbewehrt, was für viele Unternehmen das Aus für rein digitale Arbeitsverträge sein dürfte. Dies führt allerdings nicht dazu, dass der Weg zurück zur analogen Personalakte anzutreten ist: Es ist auch unter Geltung der Neuregelungen denkbar, dass die Unternehmen die Arbeitsverträge digital verwalten. Am Anfang steht dann nur ein analoges und von beiden Parteien unterzeichnetes Exemplar (ggf. ergänzt um eine Quittung, wonach der Mitarbeitende den Erhalt des unterzeichneten Originals bestätigt), welches für das Unternehmen gescannt und dann das Original dem Mitarbeitenden übergeben wird.

Warum der deutsche Gesetzgeber von der Möglichkeit, die Arbeitsverträge auch in digitaler Form abzuschließen, keinen Gebrauch gemacht und insofern über die Richtlinie hinausgeschossen ist, ist – auch angesichts der Diskussionen im Gesetzgebungsverfahren – nicht erklärlich. Für einige Unternehmen wird es daher wieder nun wieder Zeit, Arbeitsverträge auszudrucken.